‘Papierloos werken is toch standaard binnen mijn organisatie?’, of: ‘Papierloos werken is echt niet haalbaar bij mij!’ De meningen lopen zeer uiteen, maar papierloos werken heeft veel voordelen en is niet moeilijk te implementeren. De 100.000 vellen papier per maand per afdeling moeten drastisch omlaag gebracht worden. Is dit realistisch of een fantasie?
Papierloos werken draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, het bespaart ruimte en kosten, de klantenbinding verbetert en het is een innovatieve ontwikkeling, waarmee bedrijven zich positief in de markt plaatsen. Verder raken papieren documenten snel kwijt, terwijl documenten in een digitaal archief snel en gemakkelijk terug te vinden zijn.
Toch is papierloos werken niet van de een op de andere dag ingevoerd, anders was er inmiddels al geen enkel velletje papier meer in omloop geweest. Wat is er nu voor nodig om papierloos werken succesvol te implementeren?
Om te beginnen is er een modern informatiesysteem nodig. Heel veel bedrijven werken nog met een verouderd informatiesysteem waar een koppeling ontbreekt tussen verschillende afdelingen. Dit is essentieel om de informatieoverdracht soepel en vlekkeloos te laten verlopen.
Verder is het noodzakelijk om de douane documentatie te digitaliseren. Zolang de documenten op te roepen zijn, mogen deze digitaal bewaard worden. De enige uitzondering zijn de originele documenten; deze moeten altijd bewaard worden.
Hiernaast moet de CMR (vervoersdocument) gedigitaliseerd worden. De vervoersdocumenten moeten nog steeds getoond worden als een vrachtwagen onderweg wordt aangehouden door de douane. Hiervoor zijn mooie systemen ontworpen waarin niet alleen de CMR opgeslagen wordt, maar ook de douane documenten, de House Airway Bill en eventueel de commercial invoice en packlist. Daarnaast kunnen foto’s van eventuele schades direct toegevoegd worden aan het digitale dossier. Neem bijvoorbeeld www.transfollow.nl, zij hebben een systeem waar dit mogelijk is.
Hoe kun je het werk nu gemakkelijker maken en hoe stimuleer je je personeel: door met twee beeldschermen te werken en door de printers weg te halen. Een beeldscherm kan worden gebruikt om op te werken en de ander om documenten op te tonen.
Door printers weg te halen binnen een organisatie, moeten de medewerkers creatief worden en een andere manier bedenken om documenten bij de gewenste ontvanger te krijgen. Natuurlijk zal in het begin niet alles soepel verlopen en moeten de kinderziektes nog uit het proces gehaald worden.
Ten slotte moet iemand de knoop doorhakken en de keuze maken om papierloos te gaan werken. Dit is de taak van het management. Als stagiair(e) kun je nog zo’n goed idee hebben, maar je hebt weinig te zeggen binnen de organisatie totdat het management meewerkt.
Maar kortom: Papierloos werken is realistischer dan iedereen denkt!